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高效人士知道如何Say No

發(fā)布時間:2015-04-28 20:35 | 點擊量:913 | 來源:HrMight

    一個接受我輔導(dǎo)的客戶是一家大型律師事務(wù)所的管理合伙人,我們討論的事情中,有一項就是如何在在有限的時間里有效地應(yīng)對高強度任務(wù)——客戶想要和他約時間;合伙人和其他員工希望他解決他們擔(dān)憂的問題,處理爭端;這些人還對他的郵箱“狂轟濫炸”(當(dāng)然還有其他人);未處理清單沒有到頭的時候。當(dāng)然,要應(yīng)對這個挑戰(zhàn),關(guān)鍵是要知道為你的愛人和朋友,身體鍛煉還有其他個人需求騰出時間的重要性。  

       當(dāng)我們沒有足夠時間完成要求的任務(wù)時,我們常常被建議說要“分個優(yōu)先級”,好像這就能夠神奇地解決問題似的。但是,在幫助客戶解決和管理工作流程問題的過程中,我發(fā)現(xiàn)分優(yōu)先級的方式收效甚微,部分原因在于做起來太容易。我們先來下個定義:分優(yōu)先級是給事務(wù)分等級的過程,比如要占用我們時間的人,未處理清單上的內(nèi)容,收件箱里的郵件等等,要把他們按重要性排列。雖然有時會難下判斷,但大多數(shù)情況下只是直接依靠感覺做出排列。當(dāng)看到會議請求,未處理清單,或是一封郵件,我們直覺上就知道這是否重要,然后我們就可以把不同的事情進行比較,并排好次序。

       問題來了。排完優(yōu)先級后,我們還是按照時間和精力充裕的情況來著手處理,而且我們會把不那么重要的事項放在“以后”來做。但是從來沒有所謂的“以后”。未完成清單從來沒有底的。

       我們的時間和精力都是有限資源。一旦我們的職業(yè)生涯進入到某個階段,我們所擔(dān)負的責(zé)任讓我們永遠無法滿足所有要求,不管我們加多久班,干得多賣力。想要見我們的人排到了門外,排到了街上。我們的未完成清單長得都拖到了地上,我們的收件箱從來沒有清空的時候。

       讓我們許多人犯的錯誤是幻想我們可以把門檻一降再降——工作更賣力,加班時間更長,用“更聰明”(不管到底怎么個聰明法)的方式工作,希望有一天能把清單上的事情都做完,但到頭來是一場空。

       關(guān)鍵點在于,排優(yōu)先級是必要但不充分的。重點在下一步上,鑒別歸類。金融獵頭處理突發(fā)事件的醫(yī)務(wù)人員必須判斷哪些患者需要立即處理,哪些可以等一等,哪些根本無需治療,還有哪些已經(jīng)沒救了。對我們普通人來說,鑒別歸類意味著不要只關(guān)注最重要的事項,而把不那么重要的事情放到“以后”來做,而是主動忽略占大比例的那些未及重要性門檻的事情。

       第一步要把事物重新組織一下。把滿滿的收件箱,沒做完的工作清單,還有排在門外的失望人群視作失敗,這沒有任何幫助。這種觀點會推動我們更努力工作,希望有一天能完成任務(wù),但這是無用功。這場戰(zhàn)斗我們?nèi)绾味即虿悔A,因為在職業(yè)的某一個階段,不管我們?nèi)绾瓮渡硎聵I(yè),我們所面臨的潛在挑戰(zhàn)總是超出我們能力所及。所以,收件箱,工作清單還有排隊的人群恰恰是成功標(biāo)志,證明人們需要我們的時間和關(guān)注。最終的勝利不是贏得一場戰(zhàn)斗的勝利,而是一場戰(zhàn)爭的勝利:不是處理完收件箱,而是處理完收件箱里所有重要信息。不是完成清單上的所有事情,而是清單上全部都是重要事情,而你完成了。不是處理完所有排隊人群的問題,而是把真正重要的人的問題處理完。

       下一步就是停止使用錯誤工具。我們在“時間管理”和“個人生產(chǎn)力”上面花了太多精力。雖然這些努力從戰(zhàn)術(shù)上有效,但是在戰(zhàn)略上進行鑒別歸類時就沒用了。記住:任務(wù)不是要列出清單,而是決定哪些可以刪除,并且堅持執(zhí)行。

        最后,我們需要解決鑒別歸類所涉及到的情感問題,因為這部僅僅是個認知過程。

       主動忽略一些事情,拒絕一些人會產(chǎn)生一系列情緒,極大地影響我們的選擇和行為。這正是鑒別歸類方法的困難之處,但只有我們關(guān)注它的情緒維度,我們通過基本理性干預(yù)來控制工作流程的努力才會有效。

       這個過程可能當(dāng)下就在進行。上海獵頭剛才當(dāng)你讀到上面說的“不是真正重要的人”時,你很可能會退縮,覺得這也太無情了。我讀到這里時也打退堂鼓,而且這還是我寫的!這個反應(yīng)是可以理解的,也正解釋了為什么我們會在那些不值得的人身上花費時間和注意力。在有效地進行鑒別歸類和成為“混蛋”之間有清晰界限,而我們中的許多人生怕跨過這條線,但是其實還離得遠呢。

       要進行有效地鑒別分類,我們需要加強管理這些擔(dān)憂和其他相關(guān)情緒的能力(這里是管理不是壓抑)。正如USC的神經(jīng)學(xué)家Antonio Damasio所寫的(也正如每個人自己經(jīng)歷的)那樣,情緒會“產(chǎn)生對于目標(biāo)事實的偏見,甚至干擾做決策的支持機制(比如工作記憶),從而影響有效決策的制定。

       但這正是我們在主動忽略一些事物時所發(fā)生的。處在鑒別歸類核心的決定會產(chǎn)生我們無法完全駕馭的情緒。

       當(dāng)我們面對無法完成的工作要求時,我們會感到焦慮,害怕,后悔,甚至氣憤。但是我們常常沒有充分意識到或者接觸到這些情緒,以便有效利用。它們在我們的自主意識水平之下產(chǎn)生,無可避免的影響我們的行為,但很多情況下,尤其是在壓力下時,我們無法意識到這種影響,失去了做出符合需求的最佳選擇的機會。

       加強情緒管理是一個復(fù)雜的任務(wù),但是我們可以采取以下步驟進行:

       調(diào)整思維模式來體現(xiàn)情緒的重要性,體現(xiàn)情緒在理智思考和決策制定時的重要性。我們的想法會影響我們的經(jīng)歷。

       更關(guān)心自己的身體。定期運動,保持充足睡眠已經(jīng)被證明可以提高我們感知和控制情緒的能力。

       參與一些需要專注力的日常事務(wù)。冥想,寫作,和其他反饋性的活動能夠加強我們控制思想的能力,幫助我們更敏銳的感知情緒,并對我們的經(jīng)歷形成新的看法,從而幫助我們理解情緒的含義。

       增加我們描述情緒的詞匯量——的就是字面意思。擴大詞匯量來描述自己的情緒,不但能幫助我們更好地與他人交流,也幫助我們更好地了解我們自己。北京獵頭

       我們的最終目標(biāo)是通過不舒適的方式來變得更舒適——要能夠意識到進行鑒別歸類會產(chǎn)生困難情緒,這樣我們就能面對沒完沒了的未完成清單,爆了的收件箱,還有排隊想要獲得我們關(guān)注的人們。和善但是堅定的說“不“。

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